A munkahelyi közérzetünket és teljesítményünket jelentősen befolyásolja a kollégáink és vezetőink által kapott visszajelzés. Ez a kommunikációs forma nemcsak a munkahelyi kapcsolatokat erősíti, de a személyes fejlődésünkben is kulcsszerepet játszik. A helyesen megfogalmazott és időben történő visszajelzés építő jellegű, segít a csapatmunkában, és hozzájárul a munkahelyi morál javításához.

Alapelvek

A visszajelzés legfontosabb eleme a bizalmi légkör megteremtése és a közös célok szem előtt tartása. Fontos, hogy a visszajelzés egy adott helyzetben tanúsított viselkedéshez köthető, és nem az egész személyiséget érinti.

Visszajelzés 3 változata

Értékelésmentesen összefoglaljuk a tényeket

Ez a technika összefoglalja a kolléga által elmondottakat anélkül, hogy személyes véleményt nyilvánítanánk. Ez lehetővé teszi az érzelmek megértését és a problémák objektív megközelítését.

Értékelj és motiválj

Pozitív vagy negatív kritika megfogalmazása esetén fontos, hogy az értékelés a partner önértékelésére gyakorolt hatást is figyelembe vegyük. A pozitív elvárások, mint a „képes vagy rá”, motivációt és teljesítménynövekedést eredményezhetnek.

Konfrontáló visszajelzés

A konfrontáló visszajelzés célja az, hogy megváltozzon a munkatárs viselkedése. Fontos, hogy ez tényeken alapuljon, és a közös megoldáskeresésre összpontosítson, kerülve a személyeskedést és az indulatokat. A legcélszerűbb, ha ezt négyszemközt, minél előbb jelezzük vissza. Miután meghallgattuk a miért-et, akkor a leglényegesebb, hogy közösen kell kitalálni és megegyezni abban, hogy mi a megoldás és azt is, hogy ha nem változik, akkor mi lehet a következménye.

Mi az, ami a mind a 3 esetben lényeges?

Időszerűség és konkrétum

A munkahelyi visszajelzés két kulcsfontosságú eleme az időszerűség és a konkrétumok. Ezek a tényezők jelentős mértékben hozzájárulnak a visszajelzés hatékonyságához, mivel segítik a tanulást, a megértést, és elősegítik a munkatársak fejlődését

1. Időszerűség

Azonnali visszacsatolás: A visszajelzés akkor a leghatékonyabb, ha közel van az eseményhez vagy tevékenységhez, amire vonatkozik. Ha valaki azonnal kap visszajelzést egy adott feladatról vagy viselkedésről, akkor könnyebben tudja összekapcsolni az eseményt a visszajelzéssel. Ez segíti az agyat abban, hogy megragadja és jobban megértse a tanulságokat.
Relevancia és frissesség: Az időszerű visszajelzés segít fenntartani a relevanciát. Ha várunk a visszajelzéssel, az események fontossága vagy részletei elhalványulhatnak, ami csökkenti a tanulási hatékonyságot.

2. Konkrétság

Specifikus példák: A visszajelzésnek konkrétnak kell lennie, azaz specifikus példákon kell alapulnia. Amikor valaki pontos példákat kap arról, hogy mit csinált jól vagy rosszul, sokkal könnyebben megértheti, hogy mit kell megváltoztatnia vagy folytatnia a jövőben.
Megvalósítható tanácsok: A konkrétumok lehetővé teszik, hogy a visszajelzés tartalmazzon gyakorlati tanácsokat, amelyek segítenek a címzetteknek a fejlődésben. Az általános kijelentések helyett a specifikus, megvalósítható javaslatok sokkal hatékonyabbak.
Mérhető célok: Konkrét visszajelzés esetén a célkitűzések mérhetőbbé és elérhetőbbé válnak. Ez segít a munkatársaknak abban, hogy tisztán lássák fejlődésüket és eredményeiket.

Építő jelleg és kiegyensúlyozottság

A munkahelyi visszajelzésben az építő jelleg és a kiegyensúlyozottság alapvető fontosságúak. Ezek a tulajdonságok segítik a pozitív munkahelyi légkör kialakítását, ahol a munkatársak motiváltak, önbizalmukban erősödnek, és nyitottak a fejlődésre.

1. Építő Jellegű Kritika

Konstruktív megközelítés: Az építő jellegű kritika célja nem a hibák kiemelése, hanem a fejlődési lehetőségek felkínálása. Ez azt jelenti, hogy amikor valamit kritizálunk, egyben javaslatokat is kell tennünk a javításra vagy alternatív megoldásokra.
Személyes fejlődés támogatása: Az építő jellegű visszajelzés középpontjában a személyes fejlődés áll. Segít a munkatársaknak abban, hogy felismerjék erősségeiket és fejleszteni tudják gyengeségeiket.
Pozitív hangvétel: Még a negatív visszajelzés is pozitív hangvételű lehet. Fontos, hogy a kommunikáció empatikus és támogató maradjon, még akkor is, ha kritikát fogalmazunk meg.

2. Kiegyensúlyozottság

Dicséret és elismerés: A kiegyensúlyozott visszajelzés magában foglalja a pozitív visszajelzést is. A dicséret és az elismerés fontosak, mivel erősítik a munkatársak önbizalmát és motivációját.
Pozitív és negatív aspektusok egyensúlya: A kiegyensúlyozott visszajelzés azt jelenti, hogy nem csak a negatívumokra összpontosítunk, hanem elismerjük a pozitív teljesítményt is. Ez segít megőrizni a munkatársak lelkesedését és elkötelezettségét.
Objektív megközelítés: Fontos, hogy a visszajelzés objektív legyen, és ne személyes preferenciákon vagy elfogultságon alapuljon. Az objektivitás elősegíti a hitelességet és a munkatársak bizalmát a visszajelzési folyamatban.

Nyitottság a visszajelzésre

A munkahelyi kommunikációban a nyitottság a visszajelzésre nélkülözhetetlen, mind a visszajelzést adó, mind a fogadó fél számára. Ez a nyitottság elősegíti a hatékony kommunikációt, a tanulást, és a munkahelyi kapcsolatok fejlődését.

1. A Visszajelzést adó szerepe

Empátia és megértés: A visszajelzést adó személynek empátiával kell közelítenie a kommunikációhoz. Fontos, hogy megpróbálja megérteni a másik fél helyzetét és nézőpontját.
Nyitottság a változásra: A visszajelzést adónak nyitottnak kell lenni a visszajelzést követő változásokra még akkor is, ha nem 100%-osan az ő gondolatai mentén történtek. Fontos, hogy mindig több helyes megoldás lehetséges, így rugalmasan és nyitottan kell hozzáállni a változásokhoz.
Kommunikációs készségek fejlesztése: A hatékony visszajelzéshez szükség van jó kommunikációs készségekre, amelyek segítenek pontosan és érzékenyen kifejezni a gondolatokat.

2. A Visszajelzést kapó szerepe

Nyitottság a tanulásra: A visszajelzést kapó személynek nyitottnak kell lennie a tanulásra és az önreflexióra. Ez azt jelenti, hogy hajlandónak kell lennie elfogadni és megfontolni a visszajelzést, még akkor is, ha az kihívást jelent számukra.
Konstruktív válaszadás: A visszajelzésre adott válasznak konstruktív és építő jellegűnek kell lennie. Ez segít a kommunikációs folyamat további fejlődésében.
Képesség a kritika elfogadására: A visszajelzést kapó félnek fejlesztenie kell a kritika elfogadásának képességét. Ez nem jelenti az automatikus egyetértést minden visszajelzéssel, hanem a képességet annak értelmes feldolgozására és a releváns tanulságok levonására.

3. Közös felelősség

Kölcsönös tisztelet: Mindkét félnek tiszteletben kell tartania a másikat a visszajelzési folyamat során. Ez elősegíti a nyílt és őszinte kommunikációt.
Folyamatos párbeszéd: Egy hatékony visszajelzési folyamat része a folyamatos párbeszéd, ahol mindkét fél kifejezheti gondolatait és érzéseit.

Végezetül, ha úgy érezzük, hogy a munkahelyünkön nem kapunk megfelelő vagy kellő számú és minőségű visszajelzést, és állandósul a feszültség, érdemes elgondolkodnunk a változtatás lehetőségén. Figyeljünk a munkaerőpiaci lehetőségekre, és legyünk proaktívak a karrierünk irányításában.

Tarnai Attila
Marketing vezető
Jobcapital